Ongewenst gedrag collega’s maatregelen

Beleid

De genomen maatregelen worden vastgelegd in een beleid ongewenst gedrag. Een stevig beleid inzake ongewenst gedrag is niet alleen gericht op het goed reageren op incidenten, maar richt zich in brede zin op het scheppen van een klimaat waarin ongewenst gedrag geen kans krijgt. Een voorwaarde hiervoor is dat er een goed begrip binnen de organisatie is van wat wel en niet als gepast gedrag gezien wordt. Hiervoor is het bespreken van normen en waarden op dit gebied vereist als basis voor iedere medewerker om in te grijpen wanneer er over grenzen heengegaan wordt (gedragscode en gedragsregels). Sociale veiligheid binnen teams is hiervoor een vereiste: er moet een dusdanig sociaal klimaat zijn dat het onderwerp op een ontspannen en constructieve manier aan de orde kan komen tussen leidinggevende en medewerkers.

Verder moet in het beleid duidelijk worden gemaakt welke stappen genomen moeten worden als sprake is van ongewenst gedrag.

Onderdelen van het beleid zijn:

• maatregelen die een sociaal veilige, open en prettige werksfeer bevorderen;
• beschrijving van taken en functies van bijvoorbeeld de leidinggevende, HR-afdeling, vertrouwenspersoon, klachtencommissie, bedrijfsarts, politie;
• het aanmoedigen van het bespreken van ongewenst gedrag
• het aanmoedigen van het elkaar aanspreken als ongewenst gedrag geconstateerd dan wel vermoed wordt
• het melden van ongewenst gedrag;
• interne en externe vervolgstappen (maatregelen) bij ongewenst gedrag en de rol die iedereen hierbij heeft.
• Een klachtenregeling:
  • die op een vaste, zichtbare plek is terug te vinden.
  • waarvan medewerkers op de hoogte zijn van het bestaan ervan
  • Waarin opgenomen is dat een onafhankelijke klachtencommissie de klachten behandelt indien nodig.
• Een functionerende klachtencommissie

Zorg dat het beleid goed toegankelijk is en dat iedereen er van op de hoogte is. Dit kan door het te noemen in het werkoverleg, maar bijvoorbeeld ook tijdens een informatiebijeenkomst, via intranet, mail en/of via posters e.d. Herhaal dit regelmatig zodat het niet verwatert.

Zorg ook dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van het beleid m.b.t. ongewenst gedrag, door bijvoorbeeld informatie te verstrekken tijdens de inwerkperiode, bijvoorbeeld d.m.v. een informatiemap, bijeenkomst, etc.

Klachtencommissie

De taken van de klachtencommissie zijn

• het onderzoeken van klachten en het daarover rapporteren;
• adviseren over maatregelen, indien een klacht gegrond is;
• rapporteren aan de directie door middel van een jaarverslag (inclusief registratie en beleidsadvies);
• rapporteren en het geven van advies aan management en directie.

De klachtencommissie bestaat uit 3 leden: een onafhankelijke voorzitter, een lid gekozen door

het medezeggenschapsorgaan en een lid gekozen door de directie. De klachtencommissie is voor de te verrichten werkzaamheden rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de directie. De directie verschaft de klachtencommissie daartoe middelen die nodig zijn voor een goede uitoefening van deze functie. De directie draagt zorg voor continuïteit en vervanging bij afwezigheid van structurele aard.

De klachtencommissie is bevoegd in het belang van het onderzoek op eigen initiatief met personen te spreken en stukken in te zien. De klachtencommissie rapporteert aan de directie.

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en PAGO/PMO

De werkgever beschikt via de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) over een actueel overzicht van werksituaties met risico op het voorkomen van ongewenst gedrag tussen collega’s. Een werksituatie kan zich binnen of buiten de provinciale gebouwen voordoen. Voor zover er onderscheid te maken is in risico’s, is dit in de risico-inventarisatie en -evaluatie zichtbaar gemaakt.

Binnen de RI&E wordt zichtbaar gemaakt welk type ongewenst gedrag te verwachten is en wat de ernst van dat risico is. Er is onderscheid gemaakt in de verschillende vormen van seksuele intimidatie en pesten: fysiek, verbaal en non-verbaal. Hierbij wordt aantoonbaar rekening gehouden met factoren die het risico op ongewenst gedrag vergroten, zoals:

• Verhouding man /vrouw (scheve verhoudingen vergroten het risico)
• Sterk hiërarchische verhoudingen/managementstijl
• Werktijden buiten kantooruren
• Weinig autonomie en hoge of juiste te lage werkdruk
• Onduidelijkheid bij reorganisatie
• Slecht georganiseerde werkprocessen
• Rolonduidelijkheid/onduidelijke taakomschrijvingen
• Werk waarbij grote kans is op agressie door derden
• Uitbesteed werk (zoals schoonmaak)
• Aanwezigheid van medewerkers met een zwakkere rechtspositie (uitzendkrachten, tijdelijke contracten, zzp’ers)
• Privé en werk lopen door elkaar
• Medewerkers behorende tot een kwetsbare groep (medewerkers met een beperking, stagiairs, jonge en/of nieuwe krachten, (etnische) minderheden)
• Aanwezigheid van beïnvloedende risicofactoren zoals hoge werkdruk, werkstress en risicovol werk

Binnen het beschikbare instrumentarium zijn tenminste de volgende zaken geregeld:

• In de RI&E wordt een evaluatie van de bij werkgever gemelde incidenten met ongewenst gedrag van collega’s/leidinggevenden meegenomen.
• In een medewerkers onderzoek (MO) en/of een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek/Preventief medisch Onderzoek (PAGO/PMO), of een verdiepend PSA-onderzoek in de RI&E zijn vragen over het voorkomen van ongewenst gedrag door collega’s/leidinggevenden en evt. (gezondheid)effecten opgenomen.

De te nemen maatregelen om de risico’s uit te sluiten of te beperken zijn met een tijdpad opgenomen in het Plan van aanpak. Effectiviteit van maatregelen wordt afzonderlijk geëvalueerd.

Optimaliseren van de bedrijfsvoering

Om het risico op ongewenst gedrag zoveel als mogelijk te beperken is het goed aandacht te hebben voor de bedrijfsvoering: de organisatie van het werk en het verloop van de werkprocessen.

• Een goede organisatie van het werk zorgt voor minder werkdruk en verstoringen. Hierdoor ervaren medewerkers minder stress en kunnen zij vriendelijker reageren of fouten voorkomen.
• Bij het inrichten en uitvoeren van de werkprocessen wordt expliciete aandacht besteed aan het zorgen voor dat het werkproces zo min mogelijk ongewenst gedrag uitlokt.
• Werkprocessen die risico’s op ongewenst gedrag met zich meebrengen, worden geanalyseerd om te bezien of deze risico’s geëlimineerd kunnen worden, bijvoorbeeld door herontwerp van het werkproces.
• Vraag actief na waar medewerkers tegenaan lopen en stimuleer dat knelpunten worden gemeld en opgelost.
• Het is niet altijd meteen duidelijk wanneer er sprake is van ongewenste gedrag. Het moet daarom bekend zijn of leidinggevenden daadwerkelijk en ook tijdig ingrijpen. Bespreek dit in directe gesprekken met leidinggevenden, bijvoorbeeld in hun functioneringsgesprek. Er kan ook gebruik gemaakt worden van de informatie van vertrouwenspersonen, de klachtencommissie en van informatie uit de RI&E, het verdiepend onderzoek of een medewerkers­tevredenheid ­onderzoek.

Creëren van veilige werkomgeving en gebouwen

Beperk risicovolle situaties zoveel als mogelijk door de benodigde bouwkundige en technische voorzieningen te treffen. Zorg in elk geval voor goed verlichte, open, verzorgde, overzichtelijke ruimten – zowel in als rondom de gebouwen. Houd hierbij indien mogelijk al rekening mee bij het pakket van eisen in geval van nieuwbouw.

Gedragscodes en -regels voor medewerkers

Houding en gedrag van collega’s en leidinggevende kan voor irritatie en onveiligheid zorgen als dit door een medewerker als ongewenst beschouwd wordt. Dat kan gaan om gedrag dat direct gericht is op de medewerker zelf of het getuige zijn van gedrag naar anderen. Het is belangrijk dat iedereen in organisatie de organisatienorm van acceptabel onderling gedrag kent en hanteert. Bespreek daarom met elkaar wat deze organisatienorm is; welk gedrag accepteert de organisatie wel en welk gedrag accepteert de organisatie niet. Uitgangspunt is dat agressie en geweld, pesten, seksuele intimidatie en discriminatie niet getolereerd worden.

• Nieuwe medewerkers krijgen tijdens het introductieprogramma instructies over de geldende gedragscodes.
• Gedragscodes maken onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst; met ondertekening tekent men ook voor het naleven van deze regels.
• Aan medewerkers wordt duidelijk gemaakt dat zij de gedragsregels moeten naleven en waar de situatie dit verlangt, uit dragen naar collega’s met wie zij in contact komen.
• Leidinggevenden nemen direct maatregelen wanneer zich ongewenst gedrag tussen collega’s voordoet.

Rol leidinggevende ter voorkoming van ongewenst gedrag

Als leidinggevende kun je veel doen om ongewenst gedrag te voorkomen en de gevolgen te beperken. Het eerste en het belangrijkste is dat je als leidinggevende voorbeeldgedrag vertoont zowel door dit gedrag niet te vertonen maar ook door te laten zien dat je hier alert op bent en dat je hier voor openstaat als het aan de orde is. Draag dit ook actief uit, bijvoorbeeld in teamoverleg situaties.

Praktische tips:

• Maak ongewenst gedrag als thema bespreekbaar in de groep.
• Straal uit en geef aan dat je openstaat voor gesprekken over ongewenst gedrag en
• Wees alert op de werksfeer. Vraag bijvoorbeeld bij de gesprekscycli of tijdens werkoverleg naar de werksfeer. Let op “grapjes” waarbij vaak één persoon onderwerp van de grap is. Laat dit niet gaan, grijp direct in.
• Bespreek het ook op individueel niveau als je weet of vermoedt dat één of meer van je medewerkers hiermee te maken heeft of heeft gehad.
• Geef duidelijk aan wat in ieder geval niet getolereerd wordt.
• Maak duidelijk wat de consequenties kunnen zijn, zowel voor je eigen medewerkers als voor externen/uitzendkrachten die je in dienst hebt.
• Vertel dat je vierkant achter je medewerkers staat als zij op de juiste manier handelen als zij te maken krijgen met ongewenst gedrag.
• Draag in je rol van vertegenwoordiger van de werkgever zorg voor voldoende beleid op het vlak van ongewenst gedrag. Werk met een gedragscode met sancties, een klachtenprocedure, een vertrouwenspersoon en goede opvang.
• Wees je bewust van je voorbeeldrol als leidinggevende. Als je zelf meedoet met ongewenst gedrag, of dit negeert/accepteert, draag je sterk bij aan een onveilige werksfeer. Ongewenst gedrag van een hiërarchisch hoger geplaatste, of het ervaren van onvoldoende sociale steun van de leidinggevende wanneer je te maken krijgt met ongewenst gedrag, hebben vaak een nog grotere impact dan het ongewenste gedrag van een collega zelf.

Rol leidinggevende bij beperking van ongewenst gedrag

De leidinggevende treedt op als ongewenst gedrag zich voordoet of een medewerker ongewenst gedrag ervaart.

Als een medewerker ongewenst gedrag vertoont:

• Maak duidelijk welk gedrag niet wordt getolereerd. Laat in een dergelijk geval direct zichtbaar merken dat het ongewenst en niet te tolereren gedrag is waarmee de norm is overschreden.
• Spreek deze medewerker aan op zijn/haar gedrag en maak duidelijk dat het gedrag gevolgen heeft.
• Maak concrete afspraken over de verbetering van het gedrag.
• Gebruik het goede gesprek om het gedrag opnieuw te evalueren.
• Vraag eventueel een vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, HR-adviseur of bedrijfsmaatschappelijk werker om advies.
• Zorg voor een goed dossier in geval van formeel aanspreken bij herhaaldelijk gedrag: leg afspraken, tijdspad en evaluatie schriftelijk vast en laat het door de betrokkene tekenen voor gezien, voeg dit toe aan het personeelsdossier.
• Overleg met de HR-adviseur -en eventueel een jurist- als het nodig is om disciplinaire maatregelen te nemen als overplaatsing, schorsing en ontslag. Leg de tijdstappen vast samen met HR-adviseur.

Als een medewerker zich meldt met een klacht over ongewenst gedrag:

• Iedere melding is positief: het slachtoffer zelf bepaalt de grens Het is goed te realiseren dat de medewerker een drempel heeft genomen. Neem hem/haar serieus.
• Vraag wat de medewerker wil met de melding. De volgende niveaus kunnen onderscheiden worden:
  • De medewerker meldt dit informeel en wil er met behulp van de leidinggevende uitkomen
  • De medewerker wil een formele klacht indienen. Dit betekent formaliseren en voorleggen aan de klachtencommissie binnen je eigen organisatie. De vertrouwenspersoon kan hierbij ondersteunen
• Verzamel alle informatie.
• Pas hoor en wederhoor toe.
• Het kan helpen om na te gaan of anderen er ook last van hebben.
• Kies geen partij.
• Ga op feiten af en niet op emoties.
• Wees alert op verschillen in het verhaal en/of de beleving van de partijen.
• Keur het gedrag af zonder een oordeel en geef aan welke omgangsvormen gewenst zijn op de werkvloer.
• Treed altijd en adequaat op tegen de medewerker die ongewenst gedrag vertoont. Bedenk daarbij: Ongewenste intimiteiten ontwikkelen zich vaak langzaam, waardoor een grens soms moeilijk is te trekken.. Wacht daarom niet te lang, hoe eerder wordt ingegrepen, hoe beter.
• Betrek, indien nodig, de HR-afdeling, de vertrouwenspersoon, mediators, etc.
• Bied medewerkers de gelegenheid om te praten met een vertrouwenspersoon.
• Informeer medewerkers over de rol van de vertrouwenspersoon en dat ze bij deze vertrouwenspersoon terecht kunnen als ze ergens mee zitten.

Rol medewerker ter voorkoming en beperking van ongewenst gedrag

Collega’s kunnen elkaar onderling aanspreken op ongewenst gedrag; ook als je zelf niet het slachtoffer bent. Doe dit vanuit jezelf: begin met ‘ik’ en niet met ‘jij’ en geef geen oordeel, houd het bij feiten. Benoem vooral wat je ziet en vraag je collega of deze dit herkent. Indien nodig, ga dan naar de leidinggevende. Als het moeilijk is naar de leidinggevende te stappen of de leidinggevende is degene die ongewenst gedrag vertoont, bespreek dan de situatie met een vertrouwd persoon of de aangestelde vertrouwenspersoon. Dat kan bijv. een HR-adviseur, vertrouwenspersoon, huisarts, bedrijfsarts, vakbondsvertegenwoordiger of iemand van Bureau Slachtofferhulp zijn.

Als je vermoed dat een collega last heeft van ongewenst gedrag of als een collega dit aangeeft:  Vraag het je collega en als deze het zelf aangeeft: neem je collega serieus, toon medeleven, probeer goed te luisteren en kijk wat je als collega zou kunnen doen, adviseer een gesprek met de leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon.

Voorlichting en training

Geef voorlichting aan (nieuwe) medewerkers over gewenst gedrag. Maak duidelijk welk gedrag gewenst is en dat ongewenst gedrag niet getolereerd wordt. Bespreek wat de gedragsregels zijn en hoe deze worden toegepast (incl. consequenties). Goede gedragsregels zorgen ervoor dat:

• iedereen kent de vormen van ongewenst gedrag en kent uitgangspunten wanneer er sprake van ongewenste vormen van pesten, arbeidsdiscriminatie en/of seksuele intimidatie
• het belangrijkste criterium dat niet hetgeen gedaan of gezegd wordt primair maar de wijze waarop het ervaren wordt, dit is een gedeeld uitgangspunt
• medewerkers een eenduidige werkwijze hanteren;
• incidenten op een vaste manier worden gemeld.
• medewerkers weten wie de vertrouwenspersoon is én hoe ze – anoniem – contact kunnen leggen

Ga nader in op (de laagdrempeligheid van) hulp bij ongewenst gedrag, de vertrouwelijkheid van deze hulp en hoe de hulp werkt (inclusief de klachtenprocedure).

Het is belangrijk dat leidinggevenden, maar ook preventiemedewerkers en stafadviseurs, ongewenst gedrag kunnen herkennen, ingrijpen als het zich voordoet en voorbereid zijn op het ondersteunen van ‘slachtoffers’ en aanpakken van (vermeende) ‘daders’. Het is verstandig om dit op te nemen in een training. Daarnaast is het van belang dat leidinggevenden goed op de hoogte zijn van de afspraken in de organisatie en het beleid dat rondom ongewenst gedrag is opgesteld. Van de resultaten van de RI&E tot en met de bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon, van de gedragsregels tot en met de klachtenprocedure.

Stem de voorlichting/training af op de functie, de organisatie en de organisatienorm. Herhaal de voorlichtingen en trainingen zo vaak als nodig en leg per functie de periodiciteit vast in het beleid ongewenst gedrag.

Aanstellen van een vertrouwenspersoon

Het is nodig dat voor medewerkers om een veilige setting beschikbaar is om hun verhaal rondom ongewenst gedrag te vertellen en ondersteuning rondom een oplossing te krijgen. Er zijn interne en externe vertrouwenspersonen mogelijk. Vertrouwenspersonen moeten zich aan strikte spelregels houden om effectief te zijn.

Beschrijf in het beleid duidelijk wat de taken en werkwijze van een vertrouwenspersoon zijn. Vermeld ook de randvoorwaarden en verschoningsmogelijkheden. Bezoek aan de vertrouwenspersoon kan op eigen verzoek, maar ook op verwijzing van de leidinggevenden, advies van een collega of bedrijfsarts plaats vinden.

De vertrouwenspersoon:

• heeft aantoonbaar goede opleiding gevolgd zodat dat de vertrouwenspersoon weet welke taken en bevoegdheden horen bij zijn of haar functie.
• biedt opvang en zet op een rij wat er is gebeurd;
• geeft aan welke mogelijkheden er liggen om de zaak aan te pakken;
• begeleidt en ondersteunt bij de stappen die de medewerker wil zetten om tot een oplossing te komen;
• adviseert over verder te nemen stappen, bijvoorbeeld bij het inschakelen van een klachtencommissie;
• begeleidt slachtoffers bij het indienen van een klacht;
• kan op verzoek van de medewerker begeleiden bij de klachtenprocedure;
• treedt pas handelend op als de medewerker dit aangeeft.
• registreert incidenten van ongewenst gedrag.
• geeft voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag;
• verwijst door naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator;
• adviseert en ondersteunt leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag;

De vertrouwenspersoon stelt jaarlijks een volledig geanonimiseerde rapportage op van de meldingen. Doel is om inzichtelijk te maken of er problemen zijn binnen de provincie ten aanzien van ongewenst gedrag. En zo ja, hoe vaak het voorkomt en hoe ernstig het is. De rapportage wordt besproken met de werkgever.

Ook voor de hulp van vertrouwenspersonen geldt dat het belangrijk is dat ze bij leidinggevenden en medewerkers bekend zijn. Neem de vertrouwenspersoon en diens werkwijze mee in de voorlichting en training aan medewerkers/leidinggevenden.

Het gesprek aan gaan

Natuurlijk kun je bij voor jou ongewenst gedrag dit bespreken met een collega die je vertrouwt, met je leidinggevende of met de vertrouwenspersoon. Het beste is het als je dit bespreekt met degene van wie jij vindt dat deze persoon jou ongewenst benaderd. Praktische tips zijn:

• Kondig aan dat je deze persoon even wilt spreken, zodat er een goed gemarkeerd moment is
• Het kan je helpen zijn om gebeurtenissen voor het gesprek vast te leggen. Schrijf precies op wat er gebeurd is, wanneer, met wie en waar. Zodoende heb je voor jezelf een overzicht van wat er is gebeurd en hoe dit jouw functioneren beïnvloedt. Dan houd je overzicht tijdens het gesprek.
• Blijf rustig en praat in de ik-vorm: “ik vind het vervelend dat…” of “ik voel me…”.
• Vertel welk gedrag je vervelend vindt en wat dit met jou doet, noem voorbeelden van situaties.
• Bedenk dat je niet hoeft te verdedigen dat je dit zo voelt.
• Vaak realiseert de ander zich niet wat voor effect zijn/haar gedrag op jou heeft.
• De situatie kan dan mogelijk worden opgelost door een goed gesprek.
• Meld je leidinggevende dat het gesprek plaatsgevonden heeft.

Vaak ervaren mensen een drempel om dit gesprek aan te gaan. Bedenk dat er verschillende partijen zijn binnen de organisatie waar je terecht kunt. Stop het niet weg, maar ga het gesprek aan. Graag wil je het eerste gesprek voeren met een persoon waar jij je vertrouwd mee voelt. Dit kan zijn:

• Direct leidinggevende of hogere/andere leidinggevende
• Collega, zowel direct als van andere afdelingen
• Iemand van HR of Personeelszaken
• Vertrouwenspersoon
• Iemand van Bedrijfsmaatschappelijk werk
• Iemand van de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT)
• Iemand van de klachtencommissie

Incidenten melden

MELDEN is het bekend maken van een voorval van ongewenst gedrag, door slachtoffer of getuige van het voorval, bij degene die in de organisatie hiervoor is aangewezen, zoals de leidinggevende en/of vertrouwenspersoon. Bedenk dat er geen vastomlijnde criteria zijn, maar dat het feit dat iemand gedrag als ongewenst erevaren heeft bepalend is. Om ongewenst gedrag (een volgende keer) te voorkomen en te beperken, is het belangrijk dat je inzicht hebt in de omvang van de problematiek binnen je organisatie. Melden van incidenten is daarom belangrijk. Ook is het belangrijk om te beoordelen of bepaalde maatregelen effect hebben. Registratie van de meldingen en (geanonimiseerd) rapporteren hierover is enkel voorbehouden aan de vertrouwenspersoon.

Mediation

Als de medewerker zelf niet meer het geschil kan oplossen maar een formele stap naar een klachtencommissie (vooralsnog) te escalerend is, kan mediation een oplossing bieden. Bij mediation houdt de medewerker zelf de regie zonder dat er een formele, juridische procedure wordt gestart. De provincie kan een aantal mediators opleiden of contact zoeken met een extern onafhankelijk bureau. Zie ook de Arbocatalogus Conflicten.

Klachtenprocedure

Als er een situatie van ongewenst gedrag wordt opgemerkt, is het de bedoeling dat dit goed wordt opgelost. Wordt het niet naar bevrediging opgelost, dan is het belangrijk dat er een mogelijkheid tot het indienen van een klacht is bij de klachtencommissie.

In de klachtenprocedure staat onder meer aan welke eisen de klachtencommissie moet voldoen, op welke manier de klacht moet worden behandeld, de termijn waarbinnen dit moet gebeuren, dat er ‘hoor en wederhoor’ moet zijn en dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen moet worden beschermd.

Nazorg

Het is belangrijk om medewerkers na ongewenst gedrag goed op te vangen. Leidinggevenden en collega’s kunnen daar vaak een goede rol in vervullen. Besef echter ook dat ongewenst gedrag vaak klein is begonnen en slachtoffers al lange tijd met de situatie en stress te maken hebben gehad. Bied hen dus ook de mogelijkheid om met een deskundige in gesprek te gaan, zoals de vertrouwenspersoon.