Werkdruk en werkstress maatregelen

In kaart brengen van werkdrukbronnen en regelmogelijkheden

Om de werkdrukbronnen en regelmogelijkheden op organisatie- en/ of teamniveau in kaart te brengen kunnen de volgende gegevens geanalyseerd worden:

• in het werkoverleg genoemde mogelijke oorzaken voor werkdruk
• cijfers over de hoeveelheid werk en de personele bezetting
• antwoorden over werkstress uit het medewerkersonderzoek
• uitkomsten van een uitgebreid werkbelevingsonderzoek, een quickscan werkdruk en/of de risico-inventarisatie en -evaluatie
• uitkomsten van andere instrumenten, bijvoorbeeld een werkdrukmeter (organisatorische deel) of checklist
• verslagen van jaargesprekken
• ziekteverzuimcijfers
• verslagen van het sociaal-medisch team
• in exit-gesprekken genoemde oorzaken

Evaluatie en borging

Evaluatie van maatregelen is een onderdeel dat vaak wordt vergeten of waarvoor geen tijd wordt gemaakt. Het is daarom raadzaam om van tevoren af te spreken

• wanneer u gaat evalueren
• hoe u gaat evalueren

In de evaluatie komen onder meer de volgende vragen aan de orde:

• Welke resultaten hebben we afgesproken?
• Zijn de resultaten bereikt? Welke wel, welke niet?
• Hoe borgen we de resultaten?
• Leveren de maatregelen zowel op korte als op lange termijn effect op?
• Zijn de maatregelen op alle niveaus (individueel, team en organisatiebreed) merkbaar?
• Is er draagvlak voor het hele pakket van maatregelen?

Als blijkt dat bepaalde maatregelen niet goed aansluiten, kunt u deze aanpassen en vervolgstappen vaststellen.

Als in de evaluatie is gebleken welke maatregelen succesvol zijn, is het belangrijk om deze te borgen in de organisatie.

• Afspraken kunnen worden vastgelegd in een plan van aanpak en een voorstel voor evaluatie.
• Verder kunnen maatregelen worden geborgd door ze te laten aansluiten bij het reguliere beleid en ze een vast onderdeel daarvan te laten worden. Neem het onderwerp bijvoorbeeld mee in het (jaarlijkse) medewerkersonderzoek en/of maak het onderwerp van gesprek in jaargesprekken.

Richtinggevende maatregelen

Nadat u heeft bepaald of er sprake is van werkdruk en wat de oorzaken zijn, is de volgende stap om over te gaan tot oplossingen. Maatregelen kunnen worden getroffen op individueel niveau of op organisatie- of teamniveau en kunnen betrekking hebben op het reduceren van werkdrukbronnen en/ of het optimaliseren van hulpbronnen en regelmogelijkheden. Hieronder staan voorbeelden van beide categorieën beschreven

• Werkdrukbronnen:
  • Monotoon werk
  • Onvolledige functies
  • Werk dat nooit af is
  • Tijdsdruk
  • Hoge mentale belasting
  • Onderbelasting
  • Onduidelijke taakeisen
  • Tegenstrijdige taakeisen
  • Intellectuele over- of ondercapaciteit
• Hulpbronnen en regelmogelijkheden
  • Werkoverleg
  • Functionele ondersteuning
  • Informele contacten en sociale steun
  • Betrokkenheid bij beslissingen
  • Zelfstandigheid
  • Waardering
  • Invloed op werkwijze
  • Invloed op werktempo
  • Problemen en storingen oplossen
  • Terugkoppeling
  • Informatievoorziening

Individuele maatregelen

Indien een medewerker (tijdelijk) een te hoge werkdruk ervaart, dan kunnen in samenspraak met uw leidinggevende maatregelen nemen. Allereerst is het van belang dat gezamenlijk nagegaan wordt waar de oorzaken liggen. Hierbij kan een checklist van nut zijn. Afhankelijk van de oorzaak kan gezamenlijk een plan van aanpak opgesteld worden om de werkdruk te verminderen. Mogelijke oplossingen zijn:

• voer regelmatig een gesprek met elkaar, bespreek prioriteiten in het werk en maak deze expliciet
• kijk of bepaalde taakeisen (tijdelijk) kunnen vervallen of dat andere oorzaken van werkdruk eenvoudig kunnen worden opgelost
• zorg voor voldoende regelmogelijkheden, zodat u meer zelfstandigheid krijgt, bijvoorbeeld bij het bepalen van de werkvolgorde, de methode of het tempo
• vraag om intervisie met een meer ervaren medewerker of een externe coach.
• bespreek de mogelijkheid om met een training uw competenties te verbeteren, waardoor u beter in staat bent aan de taakeisen te voldoen
• bespreek de mogelijkheid om met een training uw vaardigheden als planning, timemanagement, assertiviteit of stressmanagement te vergroten
• bespreek de mogelijkheid om op het werk een ruimte te creëren waar medewerkers tot zichzelf kunnen komen.