Digi-RIE Repro-ruimte en postkamer (7.3)

7.3 Repro-ruimte en postkamer

In hoofdstuk 7 komen aanvullende aandachtspunten naar voren die specifiek gelden voor desbetreffende ‘speciale’ werkruimtes c.q. werksoorten in de kantoorgebouwen/ steunpunten.

1. Afmetingen en fysieke belasting

Stelling: Er is voldoende werk- en loopruimte in de werkruimtes.

Toelichting: Let speciaal op de werkruimte rondom de machines (manoeuvreren met transportmiddelen, werkhouding bij inleggen en uitnemen van papier(lades) en toners, onderhoud en verhelpen van storingen aan machines). Er dient voldoende ruimte en/of werkoppervlak te zijn om sorteerwerk, inbinden, openen, frankeren, controle, etc. te doen. Dit zijn vaak repeterende handelingen waarbij een ergonomisch verantwoorde werkhouding cruciaal is om klachten te voorkomen. Voorovergebogen werken, ver reiken, veel draaien of anderszins ‘boven de macht’ werken, zijn uit den boze. Bij voorkeur worden de administratieve handelingen gescheiden van de machines/apparaten uitgevoerd (vanwege mogelijke geluidoverlast, stof en andere luchtverontreiniging).

Oplossing:

• Volg de aanwijzingen in de toelichting op.
• Laat de inrichting beoordelen door een deskundige (arbeidshygiënist)

2. Machines, gereedschappen, hulpmiddelen

Stelling: Gebruikte elektrische apparaten of machines voldoen aan de daartoe strekkende eisen en kunnen geheel veilig door de medewerkers worden gebruikt.

Toelichting: Laat alle veiligheidsvoorzieningen aan apparaten intact en ga niet zelf sleutelen aan apparaten. Zorg dat er bij defecten direct door een terzake deskundig persoon gerepareerd wordt. Zorg dat de stroom van alle elektrische apparaten afgesloten wordt wanneer deze niet gebruikt worden. Machines, gereedschappen en hulpmiddelen moeten periodiek onderhouden en gekeurd worden op basis van de voorschriften.

Oplossing: Pas de in de toelichting aangegeven maatregelen toe. Plaats printers en kopieermachines zodanig dat er geen hinder van ondervonden wordt (warmte, vrijkomende stoffen, lawaai, verstoring door veel personenverkeer).

3. Transportmiddelen

Stelling: De transportmiddelen zijn overal bruikbaar en lopen licht.

Toelichting: Voorkom dat medewerkers onnodig zaken moeten dragen, moeten bukken of in anderszins ongunstige houding werken en veel kracht moeten zetten. Dit is hier van extra belang omdat medewerkers bepaalde handeling zeer frequent moeten verrichten, waardoor kans op gezondheidsschade toeneemt

Oplossing:

• Plaats de postkamer op een centraal gelegen locatie die goed bereikbaar is, ook met karren en steekwagens.
• Verstrek adequate transportmiddelen. Zorg dat werkplekken goed bereikbaar zijn met transportmiddelen.

4. Verlichtingsarmaturen

Stelling: Alle verlichtingsarmaturen geven voldoende lichtopbrengst, zijn onbeschadigd en schoon

Toelichting: Omdat hier speciale controles op de kwaliteit van het drukwerk/ poststukken gebeuren, is een voldoende verlichting van extra belang. Verlichtingsopbrengst kan bij vervuiling sterk teruglopen en in deze werkruimtes is sprake van extra vervuiling vanwege het papierstof.

Oplossing: Controleer periodiek of de lichtopbrengst voldoende is voor de taken. Armaturen worden periodiek schoongemaakt.

5. Klimaat

Stelling: De temperatuur en luchtvochtigheid kunnen voldoende beheerst worden in zomer- en winterseizoen.

Toelichting: De reproruimte heeft in de regel een grote warmtebelasting door de opgestelde apparaten. De werkzaamheden in de repro vragen ook vaak wat extra fysieke inspanning vergeleken bij de overige administratieve werkzaamheden. Dit betekent dat er in klimaatregeling voor deze werkruimtes specifieke eisen gesteld worden: de warmteafvoer moet groter zijn en de ruimtetemperatuur kan gelet op de fysieke inspanning iets lager gewenst zijn dan in de andere kantoorruimtes. De grote volumes papier en extra ventilatie in deze ruimte kunnen met name in de winter tot lage luchtvochtigheid in de werkruimte leiden. Dit kan voor het reprowerk tot overlast leiden. Indien kunstmatige bevochtiging noodzakelijk is, wordt dit bij voorkeur met stoombevochtiging gedaan.

Oplossing: Zorg voor voldoende voorzieningen, bij voorkeur door de gebruiker beïnvloedbaar, rekening houdend met de extra belasting van deze werkruimtes.

6. Luchtkwaliteit

Stelling: De luchtkwaliteit binnen de reproruimte is beheerst.

Toelichting: Papierstof en de uitstoot van printers en copiers kunnen tot luchtverontreiniging leiden. Onderhoud van de apparaten en de werkruimte is cruciaal. Als ozongeur regelmatig en sterk waarneembaar is, is mogelijk sprake van ongewenste uitstoot. De vereiste voorzieningen zijn sterk afhankelijk van de intensiteit van het kopieerwerk. Hoog volume apparaten (meer dan 50.000 afdrukken per maand) hebben bij voorkeur een bronafzuiging (afvoer van stoffen en warmte rechtstreeks uit de machine naar afzuiging).

Oplossing: Zorg dat volumineuze klussen op de juiste apparaten worden uitgevoerd. Voor middenvolume apparaten worden extra geventileerde werkplekken gecreëerd. Hoog volume apparaten worden uitgerust met bronafzuiging. Contract afspraken voor preventief onderhoud en filtervervanging. Maak reproruimtes frequent schoon in verband met papierstof.

7. Geluid

Stelling: Er zijn voldoende maatregelen genomen om gehoorschade te voorkomen.

Toelichting: De apparaten of machines die gebruikelijk in reproruimtes worden toegepast, kunnen een geluidsniveau van meer dan 80 dB(A) veroorzaken, zeker als er hoogvolume copiers worden gebruikt en meerdere apparaten gelijktijdig in gebruik zijn. Denk hierbij aan papierversnipperaar, papierboor, papiersnijmachine, hechtmachines. Als er voldoende voorzieningen getroffen worden hoeft dit niet tot gehoorschade te leiden. Gehoorschade kan worden voorkomen door:

• aanschaf van geluidsarme machines;
• medewerkers verblijven zo veel mogelijk buiten de werkruimte;
• gebruik van adequate gehoorbeschermingsmiddelen.

Als het geluidsniveau hoger is dan 80 dB(A) moeten medewerkers worden voorgelicht, gehoorbeschermingsmiddelen worden verstrekt en een PAGO worden aangeboden

Oplossing: Bepaal door meting of berekening de gemiddelde geluidbelasting. Maak een geluidbeheersplan. Tref indien nodig maatregelen aan de bron (andere apparatuur). Als dat niet mogelijk is pas de overige in de toelichting aangegeven maatregelen toe. Zie voor maatregelen ook de arbocatalogus schadelijk geluid.

8. Integriteit

Stelling: Als er vertrouwelijke materialen worden afgedrukt zijn er voldoende voorzieningen om deze vertrouwelijkheid te waarborgen.

Toelichting: Het moet voor de medewerkers goed mogelijk zijn om eventuele vertrouwelijke stukken buiten het gezichtsveld van onbevoegden te houden. Dit betekent bijvoorbeeld dat de toegang vergrendeld kan worden voor onbevoegden, er voldoende opbergruimte is om vertrouwelijk drukwerk achter slot en grendel te bewaren, een papierversnipperaar beschikbaar is, e.d. Het moet voorkomen worden dat medewerkers zich extra belast voelen met het bewaken van de stukken en bijvoorbeeld niet van hun werkplek af kunnen omdat de stukken dan open en bloot achter blijven.

Oplossing: Zorg voor adequate afspraken en voorzieningen om te waarborgen dat vertrouwelijke informatie binnen de repro eenvoudig kan worden verwerkt.