Digi-RIE Beleidselementen (1.2)

1.2. Beleidselementen

1. Voorlichting en onderricht

Stelling: Medewerkers en bezoekers worden regelmatig voorgelicht en geïnstrueerd over de manier waarop ze veilig en gezond kunnen werken.

Toelichting: In het actueel houden en borgen van het arbobeleid is het van belang alle betrokkenen regelmatig te informeren c.q. te instrueren over welke risico’s er zijn en welke maatregelen hierbij zijn genomen. De boodschap blijft beter hangen als er verschillende media worden gebruikt. Denk aan korte voorlichtings- en instructiesessies, maar ook aan brochures, e-mailings, posters, etc. Maak duidelijk wat het belang voor de medewerker zelf is, naast de zorgplicht die hierin voor de werkgever/leidinggevende bestaat.

Oplossing: Maak een jaarlijks plan voor voorlichting en onderricht. Betrek de doelgroepen hier actief bij: zoek een werkvorm waardoor het ook van de doelgroep wordt.

2. Toezicht

Stelling: Iedereen volgt de instructies ten aanzien van een veilige en gezonde werkwijze op en wordt zo nodig hierop aangesproken door de leiding.

Toelichting: Veilig en gezond werken is niet vrijblijvend. De werkgever (leidinggevende) ziet er toe op dat medewerkers op een veilige en gezonde wijze werken. Er is een sanctiebeleid vastgesteld in het Personeelshandboek

Oplossing: Houd van tijd tot tijd een voorlichtingssessie en/of inspectieronde om scherp te blijven op een veilige en gezonde werkwijze. Voor de situatie dat hardnekkig afgeweken wordt van de voorschriften dient een sanctiebeleid opgezet te zijn en kenbaar gemaakt te worden aan alle betrokkenen.

3. Risico’s inhuur en uitbestede werkzaamheden

Stelling: Medewerkers die op basis van inhuur of uitbestede werkzaamheden (uitzendkrachten, zzp-ers, schoonmaakpersoneel, aannemers, catering) werkzaamheden verrichten, zijn op de hoogte van de gevaren in de werkruimtes en kunnen de werkzaamheden veilig uitvoeren.

Toelichting: ‘Externe’ medewerkers zijn bekend met de gevaren van contact met gevaarlijke stoffen, arbeidsmiddelen en installaties en dergelijke die in de werkruimtes aanwezig kunnen zijn. Interne medewerkers zijn op hun beurt op de hoogte van de gevaren die de werkzaamheden van ‘externe’ medewerkers met zich meebrengen.

Oplossing: Bepaal in welke werkruimtes specifieke eisen worden gesteld aan de veiligheid tijdens de werkzaamheden. Protocollen en afspraken borgen de wijze waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd.

4. Inkoop en uitbesteden van werk

Stelling: Bij inkoop van producten en diensten en aanbesteden van bouwwerken, worden harde eisen gesteld op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn.

Toelichting: Als er producten, machines, meubilair, software enzovoorts worden aangeschaft, dan wordt expliciet bekeken welke gevolgen de aanschaf heeft voor de arbeidsomstandigheden van de medewerkers. Wanneer werk wordt uitbesteed wordt contractueel vastgelegd dat de aannemer van dat werk zal voldoen aan de vereisten ten aanzien van veiligheid, gezondheid en welzijn.
De provincie is verantwoordelijk als opdrachtgever in de ketenaansprakelijkheid van opdrachtgever-opdrachtnemer-onderaannemer. In een V&G-plan worden de risico’s, maatregelen en taken & bevoegdheden vastgelegd voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Oplossing: Leg deze verantwoordelijkheden vast, instrueer opdrachtgevers/inkopers en toezichthouders zo nodig op de wijze van contracteren, toezicht houden en ingrijpen.

5. Verzuimbeleid en -begeleiding

Stelling: Verzuimbeleid is geformuleerd en de werkwijze is vastgelegd.

Toelichting: Zie ook de module ‘Verzuim- en reïntegratie’.

Oplossing: Formuleer verzuimbeleid, gebruik hierbij module 2.

6. Bijzondere groepen

Stelling: Er wordt rekening gehouden met de belastbaarheid van bijzondere groepen medewerkers en bezoekers.

Toelichting: Bijzondere groepen zijn:

• jongeren onder 18 jaar (jeugdigen);
• oproep- en uitzendkrachten;
• onervaren mensen (nieuwe medewerkers bijvoorbeeld);
• gehandicapten;
• zwangere vrouwen;
• mensen die de Nederlandse taal niet voldoende beheersen.

De belastbaarheid van bijzondere groepen kan (tijdelijk) lager zijn waardoor aanvullende maatregelen nodig zijn. Ook kan voorlichting en instructie aanvullend nodig zijn: meer, eenvoudiger, in een andere taal. Ook oudere medewerkers kunnen extra risico’s lopen ten gevolge van veranderingen in hun belastbaarheid. Verwerk de aandachtspunten in dat kader in leeftijdsbewust personeelsbeleid. De Arbowet, Arbobesluit en Beleidsregels Arbeidsomstandighedenwetgeving schrijven specifieke aandacht voor bijzondere groepen voor op diverse plaatsen. Bijvoorbeeld Arbobesluit art 1.42 en 4.104-4.109 en bijbehorende beleidsregels 1.36, 1.42, 7.38 en beleidsregel 8 (zwangere medewerksters)

Oplossing: Bepaal voor elke groep ‘bijzondere medewerkers’ welke aanvullende maatregelen nodig zijn en beschrijf deze in het arbobeleid.

7. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW)

Stelling: Voor de medewerkers die de aan hen opgedragen werkzaamheden (deels) in hun eigen woonhuis verrichten, zijn afspraken geformuleerd om ook te zorgen voor adequate arbeidsomstandigheden thuis.

Toelichting: Als de medewerker werkzaamheden verricht in de thuissituatie, dan zal de werkgever er ook op moeten toezien dat de werkzaamheden onder goede omstandigheden plaatsvinden (Arbobesluit 1.47). Dit betekent onder andere dat middelen zo nodig beschikbaar worden gesteld om een goede werkplek te waarborgen. Er moeten dan dus gerichte afspraken gemaakt worden over de organisatie van het thuiswerk. Zie ook module 8.2: Beeldschermwerk – Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Oplossing: Bepaal in welke mate er sprake is van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Leg vast hoe gewaarborgd is dat ook dit onder goede omstandigheden gebeurt. Hierin wordt onderling vastgelegd in welke mate de medewerker zelf verantwoordelijk is voor bepaalde voorzieningen en in welke mate de werkgever zaken ter beschikking stelt.

8. Omgangsvormen en sociale veiligheid

Stelling: Er is beleid geformuleerd en ingevoerd over omgangsvormen en sociale veiligheid in de organisatie, waarin ook competenties, voorzieningen en opvang zijn geregeld.

Toelichting: In module 4 (Agressie en geweld, seksuele intimidatie, pesten en discriminatie) wordt dit thema verder uitgewerkt. De huidige vraag is de hoofdvraag om te bepalen of dit beleid is uitgewerkt. Er dient zowel aandacht te zijn voor omgangsvormen/ sociale veiligheid intercollegiaal als ook met mensen buiten de provinciale organisatie.

Oplossing: Formuleer beleid en voer dit in. Check de aanpak met module 4 (Agressie en geweld, seksuele intimidatie, pesten en discriminatie).

9. Melding en registratie van ongevallen

Stelling: Er is een actueel register van ongevallen en bijna-ongevallen, en ongevallen zo nodig worden gemeld bij de Inspectie SZW.

Toelichting: Een register van ongevallen en bijna-ongevallen, centraal bijgehouden, helpt om aanvullende preventieve maatregelen te kunnen nemen. Communicatie over de aanwezigheid van zo’n register en de procedures bij (bijna)ongevallen is regelmatig nodig, net als toezicht op meldingsgedrag binnen de onderneming. Minimaal moeten alle ongevallen die meer dan 3 dagen ziekteverzuim veroorzaken worden geregistreerd. Ernstige ongevallen (met ziekenhuisopname, blijvend letsel, dodelijk) moeten onverwijld gemeld worden aan de Inspectie SZW, die zo nodig onderzoek instelt. Niet melden en ook het te laat melden, zijn beboetbare feiten

Oplossing: Leg een register aan, communiceer bijbehorende procedures (regelmatig), zie toe op meldingsgedrag bij (bijna) ongevallen.

10. Bedrijfshulpverlening (BHV

Stelling: Bedrijfshulpverlening (BHV) is adequaat georganiseerd.

Toelichting: In module 3 (Bedrijfshulpverlening) wordt dit thema in detail uitgewerkt.

Oplossing: Benoem een hoofd BHV, voldoende BHV-ers en zet met dezen een BHVorganisatie op. Gebruik hiervoor de module over BHV (module 3).

11. Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)

Stelling: De vereiste PBM worden op een juiste wijze beschikbaar gesteld.

Toelichting: Persoonlijke beschermingsmiddelen worden verstrekt als het risico niet op een andere manier kan worden opgelost (laatste maatregel na bronaanpak). Zie ook module 14 (Persoonlijke Beschermingsmiddelen).

Oplossing: Juiste verstrekking betekent:

1. 1. Bepalen of het middel geschikt is als bescherming tegen het risico;
   2. Stem het middel af op de persoonlijke omstandigheden van de medewerker;
   3. Bepalen of er geen nieuwe risico’s door veroorzaakt worden (hinder, noodsignaal niet horen, belemmering zicht e.d.);
   4. Bepalen hoe het middel wordt gebruikt, gereinigd, opgeslagen en hoe vaak vervanging moet gebeuren. Uiteraard moet geregeld zijn dat er altijd voldoende middelen beschikbaar zijn;
   5. Praktisch uitleg geven aan medewerkers hoe het middel gebruikt moet worden (voorlichting en instructie);
   6. Toezicht op het gebruik en sanctionering afspreken.

12. Arbeidsgezondheidkundig onderzoek

Stelling: Voor relevante functies wordt aanstellingsonderzoek en periodiek arbeidsgezondheidkundig onderzoek aangeboden aan de medewerkers

Toelichting: Wanneer het werk specifieke risico’s voor de gezondheid met zich meebrengt, is het noodzakelijk vóór de eerste aanvang van deze werkzaamheden (aanstellingsonderzoek) en daarna periodiek (PAGO) te beoordelen of medewerkers gelet op hun gezondheidstoestand geen extra risico’s lopen respectievelijk of er zich gezondheidsschade ontwikkelt. Dit geldt onder andere voor medewerkers die intensief beeldschermwerk verrichten, medewerkers die aan schadelijk lawaai worden
blootgesteld, enzovoorts. Dergelijke onderzoeken dienen onder het gezag van een erkende bedrijfsarts te worden uitgevoerd.

Oplossing: Bepaal op basis van de RIE voor welke functies dergelijk onderzoek relevant is en biedt dit aan desbetreffende medewerkers aan. Bepaal hoe vaak het onderzoek herhaald wordt. Laat de aard, inhoud en frequentie vaststellen onder verantwoordelijkheid van een bedrijfsarts. Betrek de OR bij besluiten hieromtrent (instemming).