Digi-RIE Arbobeleid (1.1)

1.1. Arbobeleid

Arbobeleid is een wettelijke werkgeversverplichting met instemmingsvereiste van de medezeggenschap.

1. Doelen zijn geformuleerd

Stelling: Wat de organisatie wil realiseren met haar arbobeleid is concreet vastgelegd.

Toelichting: Hoe concreter de beoogde resultaten worden benoemd des te beter geeft het beleid richting en inhoud aan het handelen van alle betrokkenen. Het is daarom goed om resultaten te benoemen, bijvoorbeeld: ‘geen ongevallen met verzuim’, ‘verzuim lager dan …’, ‘medewerkerstevredenheid hoger dan …’, ‘de veiligste provincie van Nederland’ etc. Maak doelen behalve ambitieus ook SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). De Arbo-wet verplicht werkgevers en medewerkers op dit punt samen te werken om te komen tot een passende preventief georiënteerde aanpak.

Oplossing: Benoem concrete resultaten van arbobeleid. Denk hierbij aan hulpmiddelen als een arbomeerjarenbeleid en een arbojaarplan. Kijk daarbij naar sectordoelen uit het Arboconvenant, de Arbocatalogus Provincies, resultaten van de RI&E, adviezen van deskundigen, uitkomsten van onderzoeken als PAGO en MTO

2. Beleidscyclus wordt gevolgd

Stelling: Er wordt systematisch gewerkt in de aanpak van het arbobeleid. Beleid is gebaseerd op doelen en concrete informatie, plannen worden uitgevoerd en de uitvoering is geborgd.

Toelichting: Een bekende beleidscyclus is de 5W cyclus, die ook door de Inspectie SZW (voorheen de Arbeidsinspectie) wordt gehanteerd. Deze 5 W’s zijn:

• Willen: wat zijn de ambities van de organisatie;
• Weten: welke risico’s en verbeterpunten zijn er in de organisatie;
• Wegen: hoe ernstig zijn die risico’s en wat is de prioriteit qua aanpak;
• Werken: de concrete aanpak zelf;
• Waken: de borging, voortgangscontrole en bijsturing.

Oplossing: Maak een jaarlijks terugkerende vaste aanpak voor het arbobeleid. Stel doelen zo nodig bij, maak een jaarplan, check eerdere afspraken op actualiteit.

3. Bestrijding aan de bron

Stelling: Bij maatregelen wordt waar mogelijk het risico bestreden of weggenomen aan de bron

Toelichting: Bronaanpak is verplicht. Hiervoor wordt de zogenoemde arbeidshygiënische strategie gevolgd: risicobron wegnemen, indien dat niet kan: risicobron afschermen, nemen van organisatorische maatregelen, indien dat niet of slechts ten dele kan: mens beschermen. Zie ook de Arbocatalogus Provincies.

Oplossing: Check bij elke maatregel of bronaanpak mogelijk is en of deze gevolgd is, conform de arbeidshygiënische strategie uit de Arbowet.

4. Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden

Stelling: In het arbobeleidsplan zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenduidig verdeeld en vastgelegd zodat voor iedereen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Toelichting: Verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn, zodat iedereen weet waar hij aan toe is, wat hij van anderen mag verwachten.

Oplossing: Maak een lijst met taken waarbij de verantwoordelijken benoemd worden. Maak ook een overzicht van verantwoordelijkheden per rol, bijvoorbeeld directie, afdelingshoofd, medewerker, medezeggenschap en adviseur. Benoem hierbij wie uitvoert, controleert, adviseert en beslist

5. Borging en voortgangscontrole

Stelling: Eenduidig ligt vast wie het arbobeleidsplan uitvoert en de voortgang bewaakt volgens de PDCA-cyclus.

Toelichting: Een meerjarig arbobeleidsplan kan worden vertaald in meerdere jaarplannen.

Oplossing: Benoem in de kolom ‘wie verantwoordelijk’ zoveel mogelijk de verantwoordelijke mensen bij naam. Benoem geen groepen (‘allen’, ‘de leiding’, etc.). Neem voortgangscontrole als actie op en benoem ook daar een naam.

6. Medezeggenschap is betrokken

Stelling: Het medezeggenschapsorgaan heeft geadviseerd bij en ingestemd met het arbobeleid en volgt actief de uitvoering daarvan.

Toelichting: De rollen van de medezeggenschap hebben op het gebied van arbeidsomstandigheden zijn vastgelegd in artikel 26 en 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

Oplossing: Betrek de OR zoveel mogelijk bij de ontwikkeling van het beleid, niet alleen bij de instemmingsvraag als slot van het proces. De OR kan actief bijdragen in de beleidsontwikkeling, waarbij haar onafhankelijke en specifieke positie natuurlijk geborgd en duidelijk moet zijn.

7. Deskundige ondersteuning (preventiemedewerker)

Stelling: Er is/ zijn met instemming van de Ondernemingsraad preventiemedewerker(s) benoemd die werkgever en medewerkers bijstaan bij de preventietaken.

Toelichting: Er is op basis van de RI&E bekeken welke deskundigheid ter ondersteuning van werkgever en medewerkers noodzakelijk is om de preventietaken adequaat in te vullen. Vervolgens zijn er medewerkers en/of externe deskundigen aangewezen die deze bijstand zullen gaan invullen voor de organisatie. Hierbij is aangegeven wie welke rol vervult als het gaat om

• het ondersteunen bij het initiëren en de totstandkoming van de RI&E
• ondersteuning bij het bepalen van de maatregelen gelet op de in de RI&E gesignaleerde risico’s (opstellen van plan van aanpak)
• adviseren van werkgever en medewerkers ten aanzien van preventie

De Ondernemingsraad heeft ingestemd met:

1. 1. het takenpakket van de preventiemedewerker;
   2. de keuze van de persoon van preventiemedewerker;
   3. de positionering van de preventiemedewerker binnen de organisatie.

De laatste 2 punten van instemming gelden enkel voor preventiemedewerkers die na 1 juli 2017 zijn aangesteld.

Oplossing: Bepaal volgens de stappen genoemd in de toelichting welke taken er voor de preventiemedewerker(s) zijn en bepaal vervolgens waar je deze taken belegt. Neem deze taken op in het takenpakket van de eigen medewerkers (benoemen van preventiemedewerkers intern) respectievelijk stel een contract op voor externe deskundige ondersteuning op het gebied van de preventietaken. Doe dit alles in overleg met het medezeggenschapsorgaan.

8. Communicatie en informatie

Stelling: Medewerkers weten wie waarvoor verantwoordelijk is en kennen ook hun eigen rol en verantwoordelijkheid in de uitvoering van het arbobeleid van de organisatie.

Toelichting: Er is in alle echelons voldoende gecommuniceerd over het Arbobeleid, waarbij ervoor gezorgd is dat ook voor niet-ingewijden duidelijk is wat de bedoeling is. Vaak is de vorming van het beleid een langdurig proces waarbij de betrokkenen (de ‘ingewijden’) achteraf zich onvoldoende realiseren dat de boodschap en de motivatie van de keuzes die er gemaakt zijn, voor niet-ingewijden niet meteen duidelijk zijn. In de communicatie over het Arbobeleid is het dan ook zaak goed aan te sluiten bij het referentiekader van de rest van de organisatie (de niet-ingewijden). Check hierbij regelmatig of de informatie de medewerkers heeft bereikt en men het in voldoende mate begrijpt.

Oplossing: Communiceer regelmatig over de voortgang in het arbobeleid van de organisatie. Alleen plannen communiceren is niet voldoende; houd medewerkers op de hoogte van genomen maatregelen, gerealiseerde verbeteringen, successen etc.

9. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Stelling: Het geformuleerde arbobeleid voldoet aan de richtlijnen van de AVG.

Toelichting: Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan nu –op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden. Voor een overzicht van belangrijke wijzigingen voor organisaties, zie: de AVG in een notendop. Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u meer informatie over de AVG.

Op het gebied van de arbeidsomstandigheden, heeft de AVG betrekking op:

• Gezondheidsgegevens: Er is een duidelijke regel. Gezondheidsgegevens mogen niet worden geregistreerd (tenzij!). Alleen bedrijven die hiervoor toestemming hebben, mogen medische gegevens registreren (bijvoorbeeld ziekenhuizen, Arbodienstverlener of een verzekeraar). Hiervoor gelden dan ook strenge regels. Dit heeft gevolgen voor de begeleiding van zieke medewerkers want er mag niet gevraagd worden wat de reden is van ziekte. Wordt er toch over deze medische gegevens gesproken (op initiatief van de medewerker) dan mag een werkgever hier niks van registreren.
• Registreren persoonsgegevens : Klanten, leveranciers en bezoekers worden bij bedrijven vaak gevraagd om zich te legitimeren. Wettelijk gezien heeft een organisatie geen bevoegdheid om een bezoeker te verplichten zich te legitimeren. Bedrijven mogen er wel om vragen. Vaak is een legitimatie wel gerechtvaardigd. Daarom zijn voorwaarden gesteld voor deze legitimatie. Gegevens mogen worden overgenomen, bijvoorbeeld een paspoortnummer. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag een kopie of een scan worden gemaakt (dit is in de meeste gevallen niet gerechtvaardigd).
• Cameratoezicht: Cameratoezicht moet duidelijk zichtbaar aangegeven zijn en kan diverse doelen dienen. Door middel van cameratoezicht kan de aanwezigheid van personen in de gaten worden gehouden (en ook worden geregistreerd), kunnen onveilige werkzaamheden in de gaten worden gehouden maar ook als middel tegen diefstal. Registratie van cameragegevens zorgt voor een inbreuk op de privacy van medewerkers en de bezoekers. Daarom mogen alleen camera’s worden opgehangen als de inbreuk zo klein mogelijk is en er ook een gerechtvaardigd belang is. Omdat de inbreuk op de privacy zo groot is, moet de OR vooraf toestemming geven voor het registeren van deze gegevens (en deze gegevens mogen alleen hier voor worden gebruikt). De gegevens moeten zo kort als mogelijk worden bewaard. Indien de gegevens worden gebruikt voor bijvoorbeeld een incident dan kan er een gerechtvaardigd belang zijn om deze gegeven langer te bewaren. Nadat het incident is opgelost, dienen de gegevens wel verwijderd te worden.
• Foto’s: Veel organisaties maken foto’s zodat medewerkers kunnen leren van hun fouten. Bij gevaarlijke situaties worden foto’s gemaakt (al dan niet met een gezichtsherkenning). Foto’s maken van medewerker mag alleen onder de strikte voorwaarde dat er vooraf toestemming is gegeven. Het plaatsen van de foto’s op internet, of op een (digitaal) scherm mag alleen als een medewerker hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.
• Registratie (bijna)ongevallen: In het kader van veiligheid houden veel organisatie (bijna)ongevallen bij. Hierdoor kunnen risico’s worden opgespoord en kan er gerichte actie worden gedaan op een gevaarlijke situatie. Met de geregistreerde gegevens kan de situatie worden beoordeeld, geanalyseerd en kan er een gerichte actie plaatsvinden. Registratie mag (en in sommige gevallen moet het zelfs).

Oplossing: Beoordeel in hoeverre alle gegevens nog moeten worden geregistreerd (dient de registratie een duidelijk doel), hoe lang deze gegevens moeten worden bewaard en wie kan deze gegevens kan inzien. Pas indien nodig de formulieren en/ of het beleid aan. Ter ondersteuning heeft de autoriteit Persoonsgegevens een Stappenplan AVG opgesteld om met de AVG aan de slag te gaan.